AVG verklaring
Hierbij verklaart Stichting AVG voor Verenigingen dat sv BZC-Zuiderpark het AVG-programma heeft doorlopen en dat sv BZC-Zuiderpark zelf verklaart dat ze de inspanningen heeft verricht zoals die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Met het doorlopen van het AVG-programma van de Stichting AVG voor Verenigingen heeft sv BZC-Zuiderpark kennis over de materie, die door de AVG wordt geraakt, ontvangen en heeft men zelf verklaard naar eer en geweten aan de wet te voldoen. De onderdelen van de zelfverklaring door sv BZC-Zuiderpark zijn te vinden op de volgende pagina(‘s) van deze verklaring.
Aldus opgemaakt te Gorinchem,
d.d. 17-5-2018,
door Stichting AVG voor Verenigingen
gevestigd aan de Stephensonweg 14 te Gorinchem.
Door sv BZC-Zuiderpark is verklaard dat:
De vereniging werkt volgens onderstaande doelbinding:
Lidmaatschap
Persoonsgegevens NAWTE + geboorte datum
Overeenkomst: Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;
Verwerking door wie: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie;
Bewaartermijn: Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
t.b.v. ledenadministratie / contributie (NIKKI).
Lidmaatschap en extra profielinformatie
Persoonsgegevens NAWTE + profielinformatie zoals: schoen- en/of kledingmaat, dieet wensen, etc;
Overeenkomst: Lidmaatschapsovereenkomst (papier of formulier op de website);
Verwerkingen: Ledenadministratie, contributieheffing, informatieverstrekking en uitnodigingen voor bijeenkomsten;
Verwerking door wie: Afdeling ledenadministratie en afdeling communicatie
Bewaartermijn: Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
idem, punt 1 wellicht t.b.v. selectie elftallen 1e /2e elftal / trainings / speel outfit.
Stakeholder-/lobbycontacten, donateur en geïnteresseerde
Persoonsgegevens: NAWTE;
Overeenkomst: Mondelinge toestemming, afgifte visitekaartje en/of via LinkedIn;
Verwerkingen: Informatieverstrekking in de vorm van nieuwsbrieven of gerichte contacten;
Verwerking door wie: Afdeling communicatie, directie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder;
Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men contact heeft en daarna maximaal 2 jaar.
aantal donateurs binnen de vereniging
Medewerkers
Persoonsgegevens: NAWTE + geboortedatum, kopie ID en bankgegevens;
Overeenkomst: Arbeidsovereenkomst;
Verwerkingen: Salariëring;
Verwerking door wie: HRM-afdeling;
Bewaartermijn: Afhankelijk van het feit welke gegevens het betreft. Beschrijf hieronder kort uw situatie: alleen vrijwilligers, vrijwilligersvergoeding, onkostenvergoeding.
Medewerkersfoto’s op de website
Persoonsgegevens Naam + foto;
Overeenkomst: Aanvullende personeelsovereenkomst;
Verwerkingen: Medewerkersfoto’s op website;
Verwerking door wie: Administratie, afdeling communicatie;
Bewaartermijn: Uitgangspunt: behoudens toestemming worden foto’s verwijderd nadat een persoon uit dienst treedt.
t.b.v. website, wedstrijdverslagen etc.
Vrijwilligers
Persoonsgegevens NAWTE;
Overeenkomst: Vrijwilligersovereenkomst;
Verwerkingen: Informatieverstrekking;
Verwerking door wie: Afdeling communicatie, vakkennisafdelingen en/of relatie beheerder
Bewaartermijn: Uitgangspunt: twee jaren na beëindiging van het lidmaatschap, behoudens de fiscale bewaarplicht van zeven jaar (voor zover relevant).
bestuur, barpersoneel, scheidsrechters, (ass.) (jeugd) (hoofd) trainers, verzorger(s), overige vrijwilligers bv onderhoud complex.
Direct marketing (alleen bellen of papier)
Persoonsgegevens: NAWTE;
Overeenkomst: Geen overeenkomst nodig;
Verwerkingen: Toesturen van (of bellen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten;
Verwerking door wie: Afdeling communicatie;
Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar diensten/producten: sponsors, reclameborden.
Digitale direct marketing (e-mail, facebook, LinkedIn, fax, SMS etc.)
Persoonsgegevens: NAWTE;
Overeenkomst: Digitale toestemming vooraf, b.v. bij aanvragen van informatie of inschrijven voor een nieuwsbrief;
Verwerkingen: Digitaal toesturen van (of benaderen over) informatie over de vereniging en/of producten/diensten;
Verwerking door wie: Afdeling marketing/communicatie;
Bewaartermijn: Gedurende de periode dat men gezien wordt als prospect voor de vereniging of haar diensten/producten.
zie hiervoor
De vereniging verklaart verder:
- Wij als vereniging hebben onze privacy policy zichtbaar gemaakt op de website van de vereniging.
- Wij als vereniging verwijzen in al onze documenten (lidmaatschap overeenkomst, aanmeldingsformulier, etc.) waarin persoonsgegevens staan naar onze privacy policy op de website van de vereniging.
- Alle te gebruiken formulier zijn hierop aangepast.
- Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerkersovereenkomst hebben afgesloten als dit noodzakelijk is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor we ze hebben gekregen.
- Er bestaat een overeenkomst met de knvb / sportlink t.b.v. lidmaatschapgegevens etc. en NIKKI t.b.v. het innen van contributie. gedeelde verantwoordelijkheid.
- Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens alleen opgeslagen op computers/servers met beveiligingssoftware waarbij zowel de beveiligingssoftware als het besturingssysteem ingesteld zijn om automatisch updates op te halen en te installeren.
- bezig met de bouw van o.a. nieuwe website waarbij aangevinkte van toepassing is.
- Wij als vereniging hebben de opgeslagen persoonsgegevens beveiligd met een back-up.
- zie vorenstaande. back up wordt hierin meegenomen.
- Wij als vereniging verklaren dat wij nooit persoonsgegevens overdragen aan of opslaan bij partijen die gevestigd zijn buiten de EU.
- n.v.t.
- Wij als vereniging verklaren dat wij alle persoonsgegevens vernietigen als de overeenkomst op grond waarvan ze verkregen zijn verlopen is of de toestemming is ingetrokken.
- opgenomen in het protocol
- Passende beveiligingsmaatregelen zijn als volgt ingevuld:
- Software is beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
- Computers zijn beveiligd met gebruikersnaam en wachtwoord.
- Wij als vereniging hebben de persoonsgegevens altijd opgeslagen achter de beveiliging van minimaal een gebruikersnaam en een wachtwoord.
- Wij als vereniging hebben niet alle papieren documenten waarop de persoonsgegevens staan, opgeslagen achter slot en grendel.
- namen, telefoonnummers van bv scheidsrechters, vrijwilligers etc. zijn op lijsten terug te vinden in (mappen) de bestuurskamer.
- Wij als verenigingen vragen vooraf altijd toestemming voordat we iemand benaderen via digitale direct markering.
- Wij als vereniging verklaren dat wij alleen persoonsgegevens van minderjarigen verwerken als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder, verzorger of wettelijke vertegenwoordiger.
- Alle (inschrijf) formulieren zijn hierop aangepast.
Aldus verklaard door:
Naam vereniging: sv BZC/Zuiderpark
Naam persoon: André Crepin
Plaats: Rotterdam
Datum: 17-05-2018
